Bereits gute Prozesse, konsequent automatisiert: +19 % Prozesseffizienz
Ein großer Hersteller von Baumaschinen und Baufahrzeugen hatte eine durchdachte Prozesslandschaft und keinen offensichtlichen Handlungsbedarf. Process Mining machte die Automatisierungspotenziale in diesen Abläufen sichtbar, entwickelte digitale und KI-Lösungen brachten 19% mehr Prozesseffizienz.
Die Ausgangslage
Anders als in vielen Projekten war die Prozesslandschaft hier kein Problem. Sie war aufgesetzt, dokumentiert und in den wesentlichen Abläufen durchdacht. Genau deshalb stand Prozessarbeit nicht auf der Agenda.
Was sich verändert hatte, waren die technischen Möglichkeiten. Tätigkeiten, die bei der Prozessgestaltung zwangsläufig von Hand erledigt wurden, lassen sich heute an Systeme übergeben: Daten zwischen Anwendungen übertragen, Dokumente erzeugen, Belege prüfen und zuordnen, Statusmeldungen versenden. Ein Prozess, der vor einigen Jahren richtig gestaltet wurde, enthält deshalb heute Schritte, die niemand mehr ausführen müsste. Sichtbar wird das im Tagesgeschäft nicht, weil die Abläufe funktionieren.
Unser Ansatz
Process Mining auf den bestehenden Prozessen, um aus den Systemdaten den tatsächlichen Ablauf zu rekonstruieren und die wiederkehrenden manuellen Schritte darin sichtbar zu machen
Systematische Erfassung und Bewertung der Automatisierungspotenziale, priorisiert nach Volumen, Regelmäßigkeit und Umsetzungsaufwand
Etablierung der Lösungen in den bestehenden Prozessen, inklusive Anpassung der Abläufe an den automatisierten Verlauf
Schulung der Mitarbeitenden und Change-Workshops, damit die neuen Werkzeuge im Alltag richtig genutzt werden
Das Ergebnis
Die Prozesseffizienz stieg um 19%. Regelbasierte, wiederkehrende Schritte laufen heute automatisiert, die freigewordene Zeit liegt bei den Fachbereichen, und die Abläufe sind an die neue Arbeitsweise angepasst.
Dass die Werkzeuge genutzt werden, war der Teil mit dem größten Risiko. Automatisierung greift in eingespielte Routinen ein, auch wenn sie Arbeit abnimmt. Schulung und Change-Workshops standen deshalb nicht am Ende der Einführung, sondern waren Teil von ihr.
