Unternehmensberatung für effizientere Prozesse
Weniger Reibung.
Mehr Output.
Effiziente Prozesse verwandeln Reibung
in Wertschöpfung
Prozesse scheitern nicht an unklaren Abläufen. Prozesse scheitern an inkonsequenter Führung, fehlenden KPIs, Datenchaos und Silo-Denken, das jahrelang toleriert wird.
Damit Unternehmen effizienter arbeiten, müssen Prozesse von allen Beteiligten end-to-end gedacht, Ergebnisverantwortung in jedem Prozessschritt verankert und intelligente KPIs aufgesetzt werden, die von Führungskräften konsequent nachgehalten werden. Das Wichtigste dabei: Konsequente Umsetzung – Prozesse auf dem Papier bringen niemandem was.
Unsere Antworten auf ineffiziente Prozesse
End-to-End Prozessdiagnose
Operativer Check
Wir verschaffen uns einen objektiven Blick auf den Ist-Zustand der Prozesse & Abläufe, inklusive Verantwortlichkeiten und Schnittstellen. So entsteht eine erste Bestandsaufnahme, an der wir die Tiefenanalysen anschließen.
Process Mining
Process Mining rekonstruiert aus den Spuren, die Vorgänge in IT-Systemen hinterlassen, den tatsächlichen Ablauf eines Prozesses mit allen Schleifen, Wartezeiten und Sonderwegen. So entsteht eine Ist-Aufnahme aus Daten, die zeigt, wo eine Optimierung den größten Hebel hat.
Quantitative Ist-Analyse
Die erfassten Prozesse werden entlang einer Reihe ausgewählter Kriterien von allen betroffenen Mitarbeitenden quantitativ bewertet. Dadurch wird konkret, welche Prozesse die größten Effizienz- und Wertschöpfungshebel haben. Das Ergebnis ist eine Heatmap, die eine belastbare Basis zur Priorisierung der Prozesse darstellt.
Qualitative Ist-Analyse
Um die genauen Ursachen hinter den Prozessproblemen zu erfassen, machen wir eine qualitative Analyse & Bewertung über strukturierte Tiefeninterviews. In den Interviews schaffen wir eine sehr direkte, offene Atmosphäre und gehen den Problemen auf den Grund. Über unsere wissenschaftliche Auswertung nach Mayring identifizieren wir schließlich die zentralen "neuralgischen Punkte", die ein Unternehmen lösen muss, um seine Transformation erfolgreich zu meistern.
Wertstromanalyse
Die Wertstromanalyse bildet den gesamten Material- und Informationsfluss eines Prozesses ab und macht sichtbar, wo Wartezeit, Bestände oder Verschwendung entstehen. So lassen sich Schritte, die wirklich Wert schaffen, klar von solchen trennen, die ein Prozess gar nicht braucht.
Prozessentwicklung & -optimierung
Schaffung eines gemeinsamen End-to-end-Prozessverständnisses
Bevor Prozesse unternehmens- oder bereichsweit entwickelt und optimiert werden können, brauchen alle relevanten Funktionen ein gemeinsames, einheitliches Prozessverständnis. Prozesse können nur dann nachhaltig erfolgreich laufen, wenn sie von allen Beteiligten auf gleicher Flughöhe, Detailtiefe, Symbolsprache und vor allem end-to-end gedacht werden. Abteilungseigene Lösungen helfen daher häufig nicht weiter
Turtle-Methode
Die Turtle-Methode erfasst alle für die Entwicklung & Ausführung eines Prozesses relevanten Informationen. Sie strukturiert einen Prozess entlang sechs Eigenschaften: Input, Output, Arbeitsmittel, beteiligte Personen, Methoden & Vorgaben und Kontrollgrößen (KPIs). Mit Turtle stellen wir sicher, dass der Prozess später unmissverständlich und einheitlich umgesetzt werden kann.
Kaizen (KVP)
Kaizen steht für eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in kleinen, machbaren Schritten. In einem Projekt bedeutet das: Wir visualisieren den Ist-Prozess gemeinsam mit den beteiligten Funktionen, identifizieren Engpässe, Wartezeiten und Fehlerquellen und beheben sie schrittweise in kurzen Verbesserungszyklen. Den Fortschritt machen wir an Prozess-Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Fehlerrate und Bearbeitungsaufwand messbar.
Design Thinking-Workshops
Design Thinking baut Prozesse experimentell um die Erfahrung ihrer Nutzer herum, die ihn durchlaufen, anstatt schlicht den technisch effizientesten Ablauf zu identifizieren. Im Mittelpunkt steht, was eine Person in jeder Phase erlebt, braucht und versteht (Kunde, Mitarbeiter, externe Dienstleister, usw).
Prozessmodellierung
BPMN 2.0
BPMN 2.0 ist der internationale Standard, um Prozesse eindeutig & einheitlich zu modellieren und so verständlich für alle Fachbereiche zu machen. Damit werden Prozesse dokumentierbar, simulierbar und automatisierbar. BPMN 2.0 ist zudem ein besonders gefragtes Schulungsthema, das wir anbieten, weil es enorm zur nachhaltigen Prozesskompetenz und Unabhängigkeit von Unternehmen beiträgt.
Prozess-Mapping
Nach der Optimierung der wichtigsten Wertschöpfungsprozesse, mappen wir alle Geschäftsprozesse auf einer zentralen Prozesslandkarte, die für alle zugänglich ist. Darauf ordnen wir sie nach Kern-, Management- und Support-Prozessen und schaffen die Grundlage, um Prozesse nach Wertschöpfungsrelevanz zu priorisieren und Verantwortlichkeiten klar zuzuordnen.
Prozessautomatisierung & KI-Integration
Aufbau & Optimierung von Datenarchitekturen
Über eine optimierte Datenarchitektur schaffen wir eine einheitliche, gemeinsame Grundlage für alle zentralen Daten eines Unternehmens oder Fachbereichs - "Single Source of Truth". Dabei legen wir fest, wie Daten verbindlich gemanagt werden und wie sie zwischen Systemen wie ERP, CRM und Fachprogrammen verlässlich verfügbar bleiben. Laufen alle Systeme synchron auf demselben Datenstand, lassen sich Prozesse viel einfacher automatisieren - egal ob kleine Tasks oder große Abläufe.
Etablierung von Prozess-Engines
Eine Prozess-Engine ist eine Plattform, auf der modellierte Prozesse direkt ausgeführt, überwacht und angepasst werden können, ohne dass jeder Schritt von Hand programmiert werden muss. Dabei sind alle für die Ausführung des Prozesses relevanten Systeme mit der Engine vernetzt und bekommen von diesen automatischen Anweisungen. Damit entsteht eine laufende Rückkopplung zwischen geplantem Prozess und seinem aktuellen Ablauf.
Einsatz von KI-Agenten
KI-Agenten sind die wichtigsten Prozessbeteiligten der heutigen Zeit. Sie machen jeden Mitarbeitenden produktiver und schaffen Raum für kreative, gestalterische Aufgaben, indem sie repetitive, monotone Tätigkeiten automatisieren - egal ob im Angebots- oder Einkaufsprozess. In unseren Projekten sind KI-Agenten längst ein zentraler Baustein bei der Optimierung von Prozessen jeglicher Art.
Aufsetzen von KI-Assistenten im Tagesgeschäft
KI-Assistenten wie Microsoft Copilot unterstützen Wissensarbeiter direkt am Arbeitsplatz: beispielsweise beim Entwurf von Mails, beim Protokollieren von Meetings oder beim Zusammenfassen langer Dokumente. So gewinnen Mitarbeiter mehr Zeit für Inhalte. Der Vorteil von Assistenten? Datenschutz & IT-Sicherheit sind hier meist kein großes Thema.
Prozessetablierung
Umsetzungs-Workshops
In unseren Umsetzungs-Workshops bringen wir die Menschen zusammen, die einen neuen Prozess später leben sollen, und arbeiten gemeinsam die letzten praktischen Hürden ab. So wird aus einem dokumentierten Soll-Prozess eine gelebte Routine.
Einsatz von Kanban
Kanban macht laufende Arbeit auf einer Tafel sichtbar: jeder Beteiligte sieht, was wo steht, wo es klemmt und was als Nächstes ansteht. Das Ergebnis ist ein selbststeuerndes Team, das Engpässe früh erkennt, statt sie zu vererben.
Prozess-Schulungen
In Prozess-Schulungen vermitteln wir den Mitarbeitenden, wie ein neuer Prozess gedacht ist, wie er funktioniert, wo ihre Rolle darin liegt und wie sie ihn kontinuierlich verbessern können. So gelingt der Übergang von der Konzeption in die tägliche Arbeit ohne Reibungsverluste.
Lean Management
Lean Management richtet alle Aktivitäten konsequent an der Wertschöpfung aus und verzichtet auf jegliche unwesentliche Elemente in einem Prozess. Hierbei prüfen wir jeden Prozess-Schritt nach seinem Wertschöpfungsbeitrag und decken typische Verlustquellen auf: z.B. Wartezeiten, unnötige Transporte oder Übergabeverluste. Danach gestalten wir den Wertstrom so um, dass nur die wertschöpfungsrelevanten Prozesse übrigbleiben. Das macht sie schneller, schlanker und reduziert Kosten nachhaltig.
Total Quality Management (TQM)
Mit TQM machen wir Qualität zur Verantwortung aller Beteiligten über alle Prozesse hinweg. Dazu definieren wir verbindliche Qualitätsstandards und sichern sie an drei Stellen ab: durch Quality-Gates an den Übergabepunkten zwischen Abteilungen, durch klare Rollen mit Qualitätsverantwortung und durch gezielte Schulungen der Belegschaft. Das senkt Fehlerquoten und Nacharbeiten messbar und hebt die wahrgenommene Produktqualität beim Kunden.
End-to-End Prozess-Management
Prozess-Controlling über klare KPIs
Wir definieren gemeinsam mit Ihnen die Kennzahlen, die Prozesse wirklich steuerbar machen, und setzen ein wirksames Controlling auf, über das die Prozesse kontinuierlich optimiert werden können. Das Wichtigste dabei: dass wir pragmatisch denken. Keine Abteilung hat Zeit, unzählige Stunden in die Erhebung und Auswertung von Kennzahlen zu stecken.
Kaizen (KVP)
Im Management-Kontext bedeutet Kaizen, Verbesserung dauerhaft im Tagesgeschäft zu verankern. Bei mpcg tun wir dies über feste Verbesserungsroutinen wie PDCA-Zyklen, monatliche Prozess-Reviews oder klare Process-Owner mit Verantwortung für jede Prozesskennzahl. So bleibt ein einmal verbesserter Prozess auf stetigem Verbesserungskurs und behält seinen Wirkungsgrad über die Jahre.
Prozess-Mapping
Nach der Optimierung der wichtigsten Wertschöpfungsprozesse, mappen wir alle Geschäftsprozesse auf einer zentralen Prozesslandkarte, die für alle zugänglich ist. Darauf ordnen wir sie nach Kern-, Management- und Support-Prozessen und schaffen die Grundlage, um Prozesse nach Wertschöpfungsrelevanz zu priorisieren und Verantwortlichkeiten klar zuzuordnen.
Lean Management
Lean Management richtet alle Aktivitäten konsequent an der Wertschöpfung aus und verzichtet auf unwesentliche Elemente in Prozessen. Hierbei prüfen wir jeden Prozess-Schritt nach seinem Wertschöpfungsbeitrag und decken typische Verlustquellen auf: zum Beispiel identifizieren wir Wartezeiten, unnötige Transporte oder Übergabeverluste und gestalten den Wertstrom so um, dass nur die wertschöpfenden Prozesse übrig bleiben. Das macht sie schneller, schlanker und reduziert Kosten.
Total Quality Management (TQM)
Mit TQM machen wir Qualität zur Verantwortung aller Beteiligten über alle Prozesse hinweg. Dazu definieren wir verbindliche Qualitätsstandards und sichern sie an drei Stellen ab: durch Quality-Gates an den Übergabepunkten zwischen Abteilungen, durch klare Rollen mit Qualitätsverantwortung und durch gezielte Schulungen der Belegschaft. Das senkt Fehlerquoten und Nacharbeiten messbar und schafft am Ende mehr Output-Qualität.
Wie wir verlorene Zeit in Wertschöpfung verwandelt haben
Warum neue Prozesse bei uns nicht in der Schublade landen
Prozesse entstehen bei uns dort, wo sie später laufen.
Prozesse laufen nur dann effizient, wenn sie mit den Menschen entstehen, die sie später ausführen sollen. Wir nehmen deshalb von Anfang an diejenigen mit, die mit ihnen arbeiten. So erfahren wir frühzeitig, an welchen Stellen im jeweiligen Prozess es wirklich hakt und entwickeln solche, die auch konsequent gelebt werden.
Unsere Prozesse laufen weiter, wenn wir weg sind.
Am Ende zählt die Umsetzung - daher setzen wir die besten Methoden ein, um Prozesse erfolgreich im Alltag zu verankern: Von Workshops und Schulungen für Prozesskompetenzen bis zu konkreten Hilfestellungen im Tagesgeschäft. Dabei befähigen wir alle Beteiligten nachhaltig, sodass Prozesse auch ohne uns reibungslos laufen.
Durch Automatisierung schaffen wir Raum für das Wesentliche.
Automatisierte Prozesse sind enorme Wettbewerbsvorteile und eine besondere Stärke von mpcg, denn wir sind Vorreiter, wenn es um Zukunftstechnologien geht. Egal ob mit KI-Agenten, -Assistenten oder Prozess-Engines - am Ende haben wir Kapazitäten freigesetzt und Raum für kreativere Aufgaben geschaffen.
Wir steuern Prozesse über klare Kennzahlen.
Wir optimieren Prozesse stets entlang gemeinsam definierter KPIs, die genau zeigen, wie gut sie laufen und wo wir nachschärfen müssen. Nur so können wir den Erfolg neuer Prozesse garantieren. Das wichtigste dabei: wir denken pragmatisch und halten den Erhebungs- und Auswertungsaufwand von KPIs so gering wie möglich.
Learnings für alle, die im Unternehmen mehr bewegen wollen
Prozess-Engines: So holen Sie den cleveren Produktivitätstreiber in Ihr Unternehmen
Tempo im Betrieb hängt in vielen Unternehmen am Antrieb Einzelner: daran, wie schnell alle Beteiligten ihre Beiträge liefern, und daran, ob jemand den Vorgang vorantreibt, bei Verzögerungen nachfasst und bis zum Output dranbleibt. Prozess-Engines treiben Vorgänge automatisiert voran – unabhängig davon, wer gerade Kapazität hat. Wir erklären, wie sie funktionieren, warum die Anbindung von KI-Agenten […]
Neue Prozesse entwickelt? So werden sie im Alltag auch gelebt.
In fast jedem Unternehmen gibt es zwei Versionen jedes Prozesses: den, der im Handbuch steht, und den, der tatsächlich gearbeitet wird. Zwischen beiden klafft meist eine größere Lücke, als der Führung bewusst ist. Der erste Reflex ist dann, die Ursache bei den Menschen zu suchen: zu wenig Disziplin, zu wenig Schulung, zu wenig Konsequenz. In […]
« Es gibt den Prozess im Handbuch und den, der wirklich ausgeführt wird. Wer den ersten automatisiert, beschleunigt nur etwas, das nie funktioniert hat. »
Die häufigsten Fragen unserer Kunden zu effizienteren Prozessen
Was ist ein Unternehmensprozess?
Ein Unternehmensprozess ist eine feste Abfolge von Schritten, mit der ein Unternehmen ein wiederkehrendes Ergebnis erzeugt. Zum Beispiel ein Angebot erstellen, eine Bestellung abwickeln oder eine Reklamation bearbeiten.
Jeder Prozess hat einen klaren Auslöser, definierte Beteiligte, benötigte Hilfsmittel und ein messbares Ergebnis. In der Praxis laufen Prozesse meist quer durch mehrere Abteilungen: Ein Auftrag wandert etwa vom Vertrieb über die Produktion bis zum Versand.
Für erfolgreiches Unternehmenswachstum sind reibungslose Prozesse existenziell, weil durch ständige Wiederholung von ihnen systematisch Wertschöpfung entsteht.
Was ist ein effizienter Prozess?
Ein effizienter Prozess liefert verlässlich das gewünschte Ergebnis und das mit möglichst wenig Zeit, Kosten und Reibung.
Drei Merkmale zeichnen effiziente Prozesse aus: Erstens sind sie klar definiert, sodass jeder Beteiligte weiß, was zu tun ist und wer wofür zuständig ist. Zweitens sind sie nachvollziehbar dokumentiert, sodass auch eine Vertretung ihn ohne langes Nachfragen ausführen kann. Drittens werden sie im Alltag tatsächlich gelebt und nicht umgangen.
Ein gutes Zeichen im Alltag ist vor allem, wenn ein Prozess kaum auffällt. Er läuft sozusagen einfach, ohne dass man großartig über ihn nachdenkt.
Woran erkennt man ineffiziente Prozesse im Unternehmen?
Ineffiziente Prozesse erkennt man an wiederkehrenden Warnsignalen im Tagesgeschäft.
Die häufigsten operativen Indikatoren sind: lange Durchlaufzeiten (ein Angebot dauert Tage statt Stunden), unklare Zuständigkeiten (ein Vorgang kreist durchs Haus, ohne dass sich jemand verantwortlich fühlt), doppelte Arbeit (dieselben Daten werden mehrfach erfasst) und Medienbrüche (ein Vorgang springt zwischen E-Mail, Excel und Telefon).
Begleitende Erscheinungen sind häufige Rückfragen, hohe Fehler- oder Reklamationsquoten, Wissen, das nur in einzelnen Köpfen steckt, sowie ein Wildwuchs an Excel-Listen neben den eigentlichen Systemen. Auch wachsende Frustration bei Mitarbeitenden bzw. Reibungen zwischen unterschiedlichen Teams sind ein großer Indikator.
Schlussendlich entstehen durch all diese Faktoren Reibungsverluste, durch die das Unternehmen an Wertschöpfung einbüßt.
Was muss bei einer Umstrukturierung beachtet werden, damit Prozesse weiterhin funktionieren?
Bei einer Umstrukturierung müssen die betroffenen Prozesse aktiv mitgedacht werden, sonst brechen sie an den neuen Schnittstellen. Wenn Abteilungen zusammengelegt, geteilt oder neu zugeschnitten werden, verändern sich Zuständigkeiten und Übergaben. Und genau dort entstehen die meisten Reibungsverluste.
Drei Punkte sind entscheidend: Erstens sollte vor der Umstrukturierung festgehalten werden, wie die wichtigsten Prozesse heute tatsächlich laufen, damit nach dem Umbau klar ist, was neu geregelt werden muss. Zweitens müssen Verantwortlichkeiten eindeutig neu zugewiesen werden, damit kein Vorgang zwischen zwei Stühlen landet. Drittens entscheidet die Belegschaft über den Erfolg: Wer die Menschen frühzeitig einbindet und erklärt, warum sich etwas ändert, vermeidet, dass alte Abläufe heimlich weiterlaufen.
Wie kann man Prozesse sinnvoll automatisieren?
Sinnvolle Prozessautomatisierung beginnt mit der Auswahl der richtigen Prozesse, setzt eine saubere Datenbasis sowie einen durchdachten Prozess voraus.
Zunächst einmal sollte nicht jeder Prozess automatisiert werden. Sinnvoll ist Automatisierung dort, wo Prozesse häufig wiederkehren, regelbasiert sind und Mitarbeiter heute Zeit für Routinearbeit aufwenden, die keine Urteilskraft braucht.
Vor der Automatisierung selbst stehen zwei Voraussetzungen: eine zuverlässige und konsistente Datengrundlage in allen Systemen sowie ein klar definierter Prozess. Stimmt die Datenbasis nicht, automatisiert man Fehler. Stimmt der Prozess nicht, automatisiert man ein schlechtes Vorgehen in höherer Geschwindigkeit.
Konkret automatisiert wird dann typischerweise über drei Wege: Prozess-Engines führen modellierte Abläufe direkt aus und steuern sie laufend nach. Klassische Workflow- und Integrations-Tools übernehmen regelbasierte Schnittstellen zwischen ERP, CRM und Fachsystemen. KI-Agenten kommen dort zum Einsatz, wo Aufgaben mehrstufig, kontextabhängig oder bisher schwer regelbasiert abzubilden waren (z.B. bei der Auswertung unstrukturierter Eingänge oder der Vorbereitung komplexer Recherchen).
Welche Ergebnisse kann man von Prozessoptimierung erwarten?
Prozessoptimierung führt typischerweise zu kürzeren Durchlaufzeiten, geringeren Kosten, weniger Fehlern und einer höheren Zufriedenheit bei Mitarbeitenden und Kunden.
Wie groß der Effekt ausfällt, hängt natürlich vom Ausgangszustand ab: je gewachsener und unübersichtlicher die Prozesse, desto größer das Verbesserungspotenzial. Aus unserer Erfahrung bei mpcg sind allerdings oft Effizienzsteigerungen im zweistelligen Prozentbereich realistisch. In unseren Projekten haben wir KPI-übergreifend zum Beispiel durchschnittliche Verbesserungswerte von ca. 25-30%.
Wann lohnt sich eine Beratung für Prozesse?
Eine Prozessberatung lohnt sich, sobald ineffiziente Abläufe spürbar Zeit, Geld oder Nerven kosten und interne Optimierungsversuche nicht mehr funktionieren (oder schlicht die eigene Kapazitäten fehlen).
Typische Anlässe sind starkes Wachstum (Abläufe, die in der Anfangszeit nie sauber definiert wurden, stoßen an ihre Grenzen), eine anstehende oder gerade erfolgte Umstrukturierung, wiederkehrende Fehler, zunehmende Reklamationen von Kundenseite oder die Einführung neuer Software, die ohne saubere Prozesse ins Leere läuft.
Sinnvoller als abzuwarten, bis alles eskaliert, ist es allerdings, Prozesse proaktiv zu gestalten. Denn wer Prozesse vorausschauend aufsetzt, bevor sie zum Problem werden, spart sich das spätere Reparieren unter Druck (z.B. wenn bereits Kunden oder Mitarbeiter abspringen). Der Vorteil einer externen Beratung liegt dann im neutralen Blick von außen: Sie sieht eingefahrene Muster, die intern niemand mehr hinterfragt, und bringt erprobte Methoden mit.
Wie verläuft ein Prozessprojekt mit mpcg?
Ein Prozessprojekt mit mpcg verläuft in fünf Schritten:
- Am Anfang steht ein kostenloses Erstgespräch, in dem Sie schildern, wo es hakt, und wir erste Ansätze und vergleichbare Fälle mitbringen.
- Stimmt die Chemie und Sie möchten mit uns arbeiten, folgt die Analyse: Wir nehmen die relevanten Prozesse auf, sprechen mit den Menschen, die sie täglich ausführen, und machen Schwachstellen mit Daten greifbar.
- Auf dieser Basis entwickeln wir gemeinsam konkrete Maßnahmen und wählen die passende Methode - ob BPMN 2.0, Kaizen, Turtle, usw. hängt vom jeweiligen Problem ab.
- Der entscheidende vierte Schritt ist die Umsetzung: Wir begleiten die Veränderung mit den Teams, bis die neuen Prozesse im Alltag wirklich gelebt werden. Oft mit Workshops, in denen alle Beteiligten am Prozess bei der Neugestaltung mitwirken. Wichtig ist uns bei mpcg schließlich, dass sowohl ein starker Prozess als auch ein gutes Teamgefühl entstehen.
- Die Performance des Prozesses wird anschließend gemessen und die Wirkung unserer Zusammenarbeit klar evaluiert. Da wir durch unseren Ansatz
- Prozesskompetenz und Teamgefühl mit in Projekte zu bringen bisher sehr erfolgreich waren, entstehen an dieser Stelle dann auch oft langfristige und wertschätzende Kundenbeziehungen.