Ein Unternehmen, eine Prozesslandkarte, +9% EBIT, +36% Mitarbeiterzufriedenheit
In einem Unternehmen der Spezialchemie wichen die tatsächlichen Abläufe von den dokumentierten ab, und ein gemeinsames Verständnis über die Abteilungsgrenzen hinweg fehlte. Datenbasierte Analyse, gemeinsam entwickelte End-to-End-Prozesse und eine unternehmensweite Prozesslandkarte brachten 9 Prozent mehr EBIT.
Die Ausgangslage
Das Unternehmen der Spezialchemie hatte seine Prozesse dokumentiert. Beschrieben war damit aber nicht, wie tatsächlich gearbeitet wurde. Über die Jahre hatte jede Abteilung eigene Wege gefunden, die für sich funktionierten und an den Übergabestellen nicht zusammenpassten.
Ein durchgehendes Prozessverständnis über die Bereiche hinweg fehlte. Wo ein Prozess beginnt, wo er endet und welche Rolle jeder Bereich darin hat, hätten Beteiligte unterschiedlich beantwortet. Die Folge waren Doppelarbeit an den Schnittstellen, Rückfragen zum Bearbeitungsstand und Abstimmungsschleifen, die in keinem Ablauf vorgesehen waren. Wie solche Lücken zwischen Dokumentation und Alltag entstehen, haben wir hier beschrieben.
Unser Ansatz
Quantitative Ist-Analyse über eine Online-Befragung, in der die an den Prozessen Beteiligten alle Prozesse entlang festgelegter Kriterien bewerteten
Auswertung in Heatmaps, um die Prozesse mit den größten Hebeln sichtbar zu machen
Über 30 Interviews zur Ursachenforschung hinter den auffälligen Prozessen
Auswertung des gesamten Materials aus Interviews und Freitextantworten über die qualitative Inhaltsanalyse nach Mayring, um aus einer großen Zahl von Einzelaussagen die zentralen Pain Points herauszuarbeiten
Entwicklung der Maßnahmen im Projektteam und Ausarbeitung der Zielprozesse in Workshops mit den fachlich beteiligten Funktionen, dokumentiert über die Turtle-Methode und modelliert in BPMN 2.0
Aufbau eines einheitlichen End-to-End-Prozessverständnisses in denselben Workshops, inklusive der Rollen jeder Abteilung im Ablauf
Erarbeitung einer Prozesslandkarte über die gesamte Wertschöpfung
Das Ergebnis
Das Unternehmen steigerte sein EBIT um 9% und die Mitarbeiterzufriedenheit um 36%. Die Zielprozesse sind über die Bereichsgrenzen hinweg abgestimmt, jede beteiligte Funktion kennt ihre Rolle im Ablauf, und die Prozesslandkarte zeigt, wie die einzelnen Prozesse zusammenhängen.
Dass die neuen Abläufe im Alltag getragen werden, liegt an der Art ihrer Entstehung. Entwickelt wurden sie von denselben Menschen, die sie ausführen. Eine Prozessbeschreibung, die im Projektraum entsteht, hält der Praxis erfahrungsgemäß nicht stand.
