Prozesse, Zusammenarbeit, Führung: 13 % mehr Ressourceneffizienz
Bei einem Hersteller von Sicherheitstechnik hielten sich manche Bereiche an die definierten Prozesse, andere nicht. Die Analyse zeigte, dass die Ursachen in Zusammenarbeit und Verbindlichkeit lagen. Maßnahmen in mehreren Workstreams brachten 13 % mehr Ressourceneffizienz.
Die Ausgangslage
Der Hersteller von Sicherheitsleuchten und weiterer Sicherheitstechnik hatte Prozesse definiert, arbeitete aber sehr unterschiedlich damit. Einzelne Abteilungen hielten sich konsequent daran, andere hatten eigene Wege entwickelt. Für alle, die über Bereichsgrenzen hinweg zusammenarbeiten mussten, war damit nicht verlässlich, wie ein Vorgang beim Nachbarbereich behandelt wird.
An den Schnittstellen entstand entsprechend viel Reibung: Nachfragen, Korrekturen, Abstimmungen, die im Ablauf nicht vorgesehen waren. Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden war niedrig, weil die Mehrarbeit dort anfiel, wo niemand sie verursacht hatte.
Die Analyse machte deutlich, dass die Abläufe selbst nicht die Wurzel des Problems waren. Prozesstreue wurde nicht durchgängig eingefordert, und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit war organisatorisch nicht verankert. Wer unter diesen Bedingungen nur die Prozesse überarbeitet, hat nach sechs Monaten wieder dieselbe Lage.
Unser Ansatz
Operativer Check zur vollständigen Erhebung der bestehenden Prozesse
Quantitative Analyse über eine Online-Befragung, in der die Beteiligten alle Prozesse entlang festgelegter Kriterien bewerteten, ausgewertet in Heatmaps
Qualitative Analyse über Interviews und Auswertung des Materials nach Mayring, um aus den Einzelaussagen die übergreifenden Problemursachen herauszuarbeiten
Workshopreihe, in der die Maßnahmen zu jeder identifizierten Ursache gemeinsam mit dem Projektteam entwickelt wurden
Aufteilung der Maßnahmen auf mehrere Workstreams, darunter „End-to-End-Prozesse", mit Teammitgliedern aus den betroffenen Bereichen als Verantwortlichen
Optimierung der End-to-End-Prozesse in Workshops mit den fachlich beteiligten Funktionen, inklusive Umsetzungsfahrplan und gemeinsamem Prozessverständnis über alle Bereiche
Ausarbeitung der inhaltlichen und organisatorischen Anforderungen in den weiteren Workstreams durch die jeweiligen Teams und gemeinsamer Rollout
Das Ergebnis
Die Ressourceneffizienz stieg um 13 %. Die Prozesse sind über die Bereichsgrenzen hinweg einheitlich, jede beteiligte Funktion kennt ihre Rolle im Ablauf, und alle Beteiligten haben ein gemeinsames Verständnis davon, wo ein Prozess beginnt und wo er endet.
Getragen wird das Ergebnis von der Kombination der Workstreams. Die neuen Abläufe halten, weil parallel die Bedingungen verändert wurden, unter denen sie vorher unterlaufen wurden.
